Regulamin aplikacji Elpol - Składnica

§1. Definicje

Definicje terminów wykorzystanych w niniejszym regulaminie:

1. Aplikacja – aplikacja internetowa dostępna pod adresem http://skladnica.elpol.info .
2. Składnica akt – Elpol, podmiot udostępniający usługę przechowywania dokumentów.
3. Klient – podmiot, z którym Składnica akt (Elpol) podpisała umowę na przechowywanie dokumentów.
4. Użytkownik – przedstawiciel podmiotu korzystającego z usług składnicy akt, upoważniony do składania zamówień.

§2. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z Aplikacji internetowej, udostępnianej przez Elpol swoim Klientom.
2. Aktualna wersja regulaminu udostępniana jest na stronie Aplikacji, pod adresem https://skladnica.elpol.info/info/regulamin .
3. Założenia Aplikacji:
• Aplikacja ma ułatwić Użytkownikom składanie zamówień na wypożyczenia z archiwum, a pracownikom Składnicy pozwolić na szybszą realizację zamówień.
• Aplikacja nie przechowuje całości ani fragmentów zbiorów przekazanych przez Klienta do przechowywania w Składnicy akt, a jedynie spisy zdawczo-odbiorcze przypisane do poszczególnych Klientów oraz Użytkowników.
• Żądanie udzielenia dostępu do Aplikacji wskazanej osobie (Użytkownikowi) lub osobom (Użytkownikom) należy dostarczyć Składnicy akt w formie pisemnej jako załącznik do umowy o przechowywanie dokumentów. Żądanie wstrzymania określonemu Użytkownikowi dostępu (trwale lub tymczasowo) składać można drogą mailową lub drogą telefoniczną.
• Użytkownik loguje się do systemu, uzyskując dostęp do spisów zdawczo-odbiorczych podmiotu, który reprezentuje.
• Użytkownik wyszukuje w dostępnych spisach zdawczo-odbiorczych potrzebny mu dokument (zbiór dokumentów) i składa zamówienie na wypożyczenie, bądź udostępnienie w formie skanu.
• Realizacją zamówień zajmują się pracownicy Składnicy, którzy otrzymują zgłoszenie o złożonym przez Użytkownika zamówieniu. Zgłoszenie zawieraja: adres email Użytkownika składającego zamówienie, datę złożenia zamówienia, nazwę spisu zdawczo-odbiorczego, którego dotyczy zamawiana pozycja, szczegóły dotyczące danej pozycji (m.in. nazwa teczki oraz dodatkowe uwagi podane przez Użytkownika) i tryb zamówienia (Wysyłka, dostawa, skan przesłany drogą elektroniczną – z rozróżnieniem na zamówienia ekspresowe i standardowe).
• Zamówienia są realizowane poprzez wysyłkę dokumentów przesyłką kurierską, z dowozem osobistym lub poprzez wysłanie zeskanowanych dokumentów na adres email Użytkownika.
• Użytkownik ma możliwość sprawdzenia statusu zamówienia (czy zostało przyjęte przez obsługę Składnicy, czy zostało zrealizowane lub odrzucone) oraz do historii zamówień z ostatnich 30 dni. Użytkownik ma również możliwość wyrażenia zgody na otrzymanie drogą mailową powiadomienia o zrealizowaniu lub odrzuceniu zamówienia.

§3. Tryb zawarcia umowy i dostęp do Aplikacji

1. Każdy Klient, mający podpisaną z Elpol umowę na przechowywanie dokumentów, ma możliwość dostępu do Aplikacji pod warunkiem akceptacji regulaminu i możliwości technicznych.
2. Korzystanie z Aplikacji internetowej Elpol - Składnica wiąże się z rejestracją adresu email, imienia oraz nazwiska Użytkownika (osoby upoważnionej do przeglądania spisów i składania zamówień. Każdy Użytkownik dysponuje loginem (nazwą użytkownika) nadanym przez obsługę Aplikacji oraz przypisany jest do podmiotu, w imieniu którego uzyskuje dostęp do Aplikacji.
3. Podmiot zgłaszający się z żądaniem udzielenia dostępu do Aplikacji jest zobowiązany do upewnienia się, że zgłaszane dane (imię i nazwisko uprawnionej osoby, adres e-mail) są zgodne ze stanem faktycznym oraz do zgłaszania wszelkich zmian obsłudze Składnicy (zmiana adresu e-mail pracownika, odejście pracownika).

§4. Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z serwisu zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa oraz z informacjami zawartymi w załączniku "instrukcji obsługi" i wyświetlanymi w module „pomoc techniczna” Aplikacji.
2. Użytkownik zobowiązuje się do przechowywania danych umożliwiających dostęp do systemu (nazwa użytkownika i hasło) w bezpiecznym miejscu oraz do nie udostępniania ich osobom trzecim. W przypadku podejrzenia utraty hasła, Użytkownik zobowiązuje się do poinformowania o tym fakcie obsługi Składnicy akt.
3. W przypadku wykrycia nietypowej aktywności Użytkownika, Elpol zastrzega sobie możliwość tymczasowego zablokowania Użytkownikowi dostępu do Aplikacji, aż do czasu wyjaśnienia sytuacji.
4. W przypadku zalegania z opłatami dla Elpol dostęp do Aplikacji zostanie wstrzymany do czasu uregulowania opłat.

§5. Ochrona prywatności

1. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane przez Elpol jako Administratora Danych w celach związanych ze świadczoną usługą.
2. Użytkownik upoważnia Elpol do wykonywania czynności technicznych związanych z utrwalaniem, przechowywaniem, usuwaniem, sporządzaniem backupów (kopii zapasowych) tychże danych w celach związanych ze świadczoną usługą.
3. Użytkownik ma prawo wglądu do danych oraz żądania ich zmiany.
4. Elpol zobowiązuje się, że nie wykorzysta danych użytkownika w celach innych niż bezpośrednio związane ze świadczoną usługą, nie będzie wykorzystywał danych Użytkowników w celach marketingowych ani nie będzie udostępniał ich innym podmiotom.

§6. Odpowiedzialność usługodawcy i warunki reklamacji

1. Elpol dołożyła wszelkich starań, aby Aplikacja była wolna od wad i błędów.
2. Elpol nie udziela żadnej gwarancji, że korzystanie z Aplikacji będzie przebiegało bez błędów, czy przerw.
3. W razie problemów z dostępem do Aplikacji, Użytkownik może kontaktować się z obsługą Składnicy Akt drogą telefoniczną lub poprzez pocztę elektroniczną.
4. Reklamacja składana przez Użytkownika powinna zostać przesłana listownie, pocztą elektroniczną (na adres skladnica@elpol.info) lub zgłoszona telefonicznie obsłudze Składnicy akt.
5. Elpol rozpatrzy reklamację w terminie 10 dni od daty jej doręczenia, a następnie prześle Użytkownikowi odpowiedź, wskazującą sposób rozstrzygnięcia reklamacji. Odpowiedź zostanie wysłana pocztą elektroniczną lub listownie.

§7. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Aplikacji wymaga połączenia z Internetem oraz użycia obslugiwanej przeglądarki. Niestandardowa konfiguracja sieci lub oprogramowania na komputerze Użytkownika (w szczególności przeglądarki) może skutować utrudnieniami w korzystaniu z Aplikacji. Lista zalecanych i przetestowanych przeglądarek zawiera:
   • Internet Explorer od wersji 6
   • Google Chrome i pokrewne (WebKit)
   • Mozilla Firefox od wersji 3
   • Opera od wersji 9.5

§8. Postanowienia dodatkowe

1. Korzystanie z Aplikacji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.