Aplikacja przechowuje jedynie podstawowe informacje identyfikujące firmę (Klienta): jej nazwę oraz numer telefonu i adres e-mail do osoby odpowiedzialnej za umowę o przekazanie akt do Składnicy.
Aplikacja udostępnia zawartość spisów zdawczo-odbiorczych dotyczących Klienta upoważnionym Użytkownikom, występującym w imieniu Klienta. W ramach Aplikacji nie są przechowywane, ani udostępniane zbiory przekazane przez Klienta do Składnicy akt, za wyjątkiem spisów zdawczo-odbiorczych.
Od Klienta zależy (definiuje to załącznik do umowy), jakie osoby mają uzyskać w jego imieniu dostęp do Aplikacji oraz do składania zamówień.
Informacje o złożonych zamówieniach wykorzystywane są do sporządzania statystyk wypożyczeń oraz służą do rozliczeń Składnicy z Klientem. Informacje te nie są przekazywane innym podmiotom.
Korzystanie z aplikacji internetowej Elpol - Składnica wiąże się z koniecznością rejestracji i przechowywania: adresu email, imienia oraz nazwiska Użytkownika (osoby upoważnionej do przeglądania spisów i składania zamówień). Każdy Użytkownik dysponuje loginem (nazwą użytkownika) nadanym przez obsługę Aplikacji oraz przypisany jest do podmiotu, w imieniu której korzysta z Systemu. Dane te widoczne są dla Użytkownika po zalogowaniu się do Aplikacji.
Hasła dostępu do Aplikacji są generowane automatycznie i przesyłane na adres e-mail przypisany do Użytkownika. Hasła są przechowywane w bazie danych w postaci zaszyfrowanej i są niedostępne dla obsługi Składnicy. W sytuacji, gdy Użytkownik zapomni hasło lub je utraci, należy zgłosić się do obsługi Składnicy o wydanie dyspozycji wygenerowania przez Aplikację nowego hasła.
W chwili logowania do systemu oraz przy składaniu wszystkich zamówień rejestrowany jest adres IP komputera lub sieci, z których korzysta użytkownik oraz bieżąca data i godzina.
Elpol wykorzystuje informacje przechowywane w ramach Aplikacji wyłącznie do czynności bezpośrednio związanych z obsługą zamówień i realizacją wypożyczeń. Adres e-mail i telefon kontaktowy służą do kontaktu z Użytkownikiem wyłącznie w tym zakresie, w szczególności do powiadamiania o zmianie statusu zamówienia.
Dane Użytkowników nie są udostępniane innym podmiotom, ani wykorzystywane w celach marketingowych przez Elpol
Elpol dołożyła wszelkich starań, aby Aplikacja była wolna od wad i błędów, ale należy mieć na uwadze, że z uwagi na świadczenie usługi drogą elektroniczną w sieci Internet istnieje niebezpieczeństwo nieuprawnionego pozyskiwania i modyfikowania danych przez osoby nieuprowanione. Użytkownik powinien stosować właściwe środki techniczne, które zminimalizują takie zagrożenia, w szczególności nie udostępiać nikomu loginu i hasła dostępu do Aplikacji, a przypadek utraty hasła niezwłocznie zgłosić obsłudze Aplikacji.
Przeglądarka internetowa Użytkownika komunikuje się z Aplikacją za pomocą bezpiecznego, szyfrowanego protokołu SSL, który zwiększa ochronę transmisji w sieci Internet. Transmisja SSL dotyczy zarówno procesu logowania, jak i wszystkich pozostałych czynności związanych z korzystaniem z Aplikacji (przeglądanie spisów, przeglądanie historii zamówień, składanie zamówień), podobnie jak to ma miejsce w systemach bankowości elektronicznej.
Użytkownik może rozpoznać fakt nawiązania bezpiecznego połączenia poprzez sprawdzenie, czy adres strony (widoczny na pasku adresu przeglądarki internetowej) zaczyna się od https:// oraz po symbolu zamkniętej kłódki pojawiającym się w większości przeglądarek na pasku adresu lub obok niego.
Dostarczony przez Klienta załącznik do umowy definiuje listę osób upoważnionych do korzystania z Aplikacji w imieniu Klienta.